Externaliser la gestion de la paie est une décision hautement stratégique pour votre entreprise. Elle pourrait être bénéfique pour votre activité et accroître votre productivité. Mais avant d’opter pour cette solution, posez-vous les bonnes questions pour que cette transition d’externalisation de la paie se fasse dans les meilleures conditions.
1. Quels sont les coûts réels de la fonction de gestion de paie en interne ?
En matière de gestion de paie, le coût en interne ne se limite pas au simple salaire du personnel RH. La réalité chiffrée est tout autre et souvent sous-estimée.
Pour avoir une idée précise des coûts dédiés à la paie, identifiez les coûts visibles. Mais n’oubliez pas de prendre en compte également les coûts cachés :
- Achat et maintenance du système informatique et des logiciels de paie (mises à jour régulières, licences…). Et lors d’un changement de système, l’intégration des données de l’un à l’autre engendre des coûts supplémentaires (risques d’erreurs, temps passé…).
- Recrutement. A chaque départ, il faut engager une nouvelle personne capable d’assurer la paie.
- Formations. Le personnel RH est souvent amené à suivre des formations pour l’utilisation des nouveaux systèmes et aussi pour rester à jour des nouvelles lois réglementaires, réformes législatives.
- Travail indirect. Il s’agit de tous les salariés qui travaillent en dehors du service RH mais impliqués dans les processus RH : la comptabilité ou les responsables de services qui sont sollicités pour fournir des informations aux RH par exemple.
Etudiez et chiffrez ces données : vous vous rendrez compte qu’externaliser la paie offre un vrai retour sur investissement.
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Le saviez-vous ? Selon une étude menée en 2012 par PwC, 37 % des coûts liés à la gestion de la paie et des RH sont visibles. 63 % restent cachés. La connaissance des coûts réels de ces services est nécessaire pour savoir si l’externalisation est une solution rentable. |
2. Faut-il externaliser la gestion de la paie en totalité ?
// Chaque entreprise doit ajuster l’externalisation de la paie en fonction de sa taille, ses besoins, ses compétences en la matière et le contexte.
Différentes options s’offrent à vous :
- Externaliser les moyens informatiques (application de paie et des bases de données associées).
- Externaliser la production de la paie (saisie et contrôle des bulletins…).
- Externaliser les opérations post-paie (envois des bulletins, archivage…).
Il est tout à fait possible de procéder par étapes, en commençant par n’externaliser qu’une partie de la gestion de la paie.
3. Est-ce que l'externalisation de la paie comporte des risques ?
Que ce soit pour la paie ou pour toute autre opération métier de l’entreprise, il faut évaluer les risques liés à l’externalisation avant de la mettre en place. Cette analyse préventive vous permet d’agir en connaissance de cause et d’éviter d’éventuels déboires.
> Comment choisir un prestataire qualifié de gestion de la paie ?
Avant de confier la gestion de la paie de votre entreprise à un prestataire, attention à bien le choisir ! C’est l’un des risques principaux : externaliser sa paie auprès d’un professionnel qui ne l’est pas vraiment.
Ne limitez pas vos critères à la simple question des tarifs, même si c’est bien évidemment un facteur de choix important.
Définissez les fonctionnalités qui sont importantes selon vos priorités (optimiser les performances RH, services RH plus flexibles…) qui vous permettront de faire un choix stratégique.
Engagez-vous avec une agence spécialisée en gestion de paie à haute valeur ajoutée qui mettra son expertise, ses conseils et ses logiciels à votre service. Ce partenaire digne de confiance vous accompagnera avec une offre sur mesure adaptée à vos besoins, à vos contraintes et aux spécificités de votre entreprise et de votre secteur.
> L’externalisation de la gestion de paie engendre-t-elle une suppression de poste en interne ?
Déléguer la paie à un partenaire externe pourrait mettre en péril l’emploi de la personne qui s’en occupait en interne. Mais cette solution peut constituer, au contraire, une belle opportunité de redéfinir son poste, lui donner d’autres responsabilités et la recentrer sur des missions RH à forte valeur ajoutée.
// La gestion de la paie est une tâche administrative lourde et fastidieuse.
En l’externalisant, l’employé RH pourra se consacrer à son cœur de métier : la gestion du capital humain.
Et si vous ne pouvez pas recruter un gestionnaire de paie par manque de budget, l’externalisation auprès d’un professionnel expert et reconnu est une très bonne solution !
4. Quels sont les avantages de l’externalisation de la paie ?
S’il y a des risques, ils sont minimes par rapport aux nombreux avantages de l’externalisation de la paie ! Voici les principaux bénéfices pour votre entreprise si vous décidez d’externaliser la gestion de la paie.
> Gain de temps
Une fois libéré de toutes les contraintes liées à la gestion de la paie, votre personnel RH aura enfin le temps de traiter des vraies questions RH. Fini pour lui l’édition, l’émission, l’impression et la distribution des bulletins de salaire ! Cap sur la gestion du capital humain, son vrai cœur de métier ! Il pourra exercer ses véritables talents (politique de recrutement, mise en place de formations digitales…), hautement stratégiques et à forte valeur ajoutée pour votre société et source de motivation pour lui.
Et pour peu que vous n’ayez personne en interne pour la paie, vous vous en chargiez vous-même jusqu’à présent. Mais maintenant, avec l’externalisation de la gestion de la paie, vous pourrez vous concentrer sur des points essentiels à la pérennité de votre société : la stratégie et le développement de nouveaux marchés.
> 20 à 30 % d’économies de gestion
Additionnez tous les coûts internes absorbés par l’externalisation de la paie. Le constat est sans appel : vous gagnez non seulement du temps, mais aussi de l’argent !
// L’externalisation de la gestion de la paie vous permet de faire des économies: de 20 à 30 %.
Le coût unique de la prestation est bien plus rentable que le budget auparavant consacré à la paie (coûts salariaux, investissement dans des logiciels, formations du personnel, veille juridique…). L’externalisation est rentabilisée, car le coût peut varier par exemple en fonction du nombre de fiches de paies à traiter. Donc si votre activité et le nombre de salariés diminuent, les frais de gestion en externe seront moins élevés.
Ce système vous permet de chiffrer précisément les coûts et de les adapter en fonction du développement de votre entreprise.
> Sérénité et conformité grâce à l’expertise du prestataire
Le domaine de la gestion de la paie est d’une grande complexité, en constante évolution et soumis régulièrement à de nouvelles réglementations.
// La France est sur le podium des législations sociales les plus complexes au monde, et la paie en fait partie !
Tous les ans, les conventions collectives, les minimas sociaux, le taux des charges sociales, les exonérations varient. Difficile en interne de trouver la perle rare qui pourra vous éviter des pénalités (retard, erreurs) auprès de l’URSSAF !
La solution ? L’externalisation de la paie ! Une agence spécialisée a l’expertise nécessaire dans ce domaine et assure une veille juridique continue pour vous garantir des paies justes et fiables. Vous serez à l’abri de litiges éventuels avec vos salariés et en conformité vis-à-vis de la loi. Vous gagnerez donc en sérénité !
> Simplicité de l’interface dédiée
La gestion de la paie en interne nécessite l’achat et la maintenance d’un logiciel dédié, souvent complexe à appréhender et à utiliser au quotidien. Le personnel RH doit y être formé afin d’ajuster les paramétrages aux spécificités de l’entreprise.
Sous-traiter la paie élimine purement et simplement cette contrainte ! Le prestataire de service professionnel met à votre disposition une interface simple d’utilisation qui ne nécessite aucune connaissance particulière. Une fois les données saisies, vous pouvez éditer les documents nécessaires à votre bon fonctionnement. Cet outil numérique va vous simplifier la vie.
L’externalisation de la gestion des bulletins de salaire est la plus courante. Déléguer cette tâche à une agence experte en gestion de paie est un premier pas. Cela vous permet de vous rendre compte des avantages avant d’opter pour une externalisation plus globale.
5. L’externalisation de la gestion de paie est-elle sécurisée ?
Déléguer la gestion de la paie à un tiers extérieur à l’entreprise n’est pas anodin ! Il s’agit d’informations internes sensibles. Avant d’enclencher le processus, vous vous demandez si cette procédure est sécurisée à 100 %.
Rassurez-vous, la protection de ces données n’est pas remise en cause avec l’externalisation. Mais vous devez vous assurer que le prestataire sélectionné est qualifié, expert dans ce domaine. Côté sécurité et confidentialité, ce professionnel doit disposer de tout le savoir-faire (équipes d’experts) et de toutes les techniques (data centers adaptés pour parer aux possibles cyber-attaques, serveurs sécurisés).
// Vous gardez le contrôle sur les données du personnel en déléguant la responsabilité de la gestion de la paie.
L’externalisation de la paie est même l’occasion d’optimiser la confidentialité des data (mise à disposition de coffres-forts numériques). Protéger les informations n’est pas forcément votre cœur de métier : l’agence de gestion de paie spécialisée, si !
6. Comment externaliser la paie ?
// Pour que l’externalisation de la paie soit une réussite, il est primordial d’établir un plan de transition.
Il repose avant tout sur un travail de partenariat avec le prestataire choisi et les services internes.
Vous devez accompagner ce changement organisationnel : il sera bénéfique pour votre entreprise sur le long terme à condition que :
- Tous les acteurs concernés (internes et externes) y participent activement.
- Tous les objectifs aient été définis préalablement (réduction des coûts, apport d’une expertise sur la réglementation…).
- Tous les besoins aient été clairement identifiés (choix du système…).
- Tous les problèmes internes à la gestion de la paie aient été résolus. Il est important de faire un état des lieux et de comprendre les causes des soucis rencontrés en interne pour que l’agence spécialisée puisse apporter des vraies réponses et améliorations.